Un Booking Engine è un software che gestisce le prenotazioni ed è rivolto a tutte le strutture ricettive che operano nel settore turismo, quindi alberghi, bed & breakfast, agenzie immobiliari, villaggi vacanze e residence.
La parola stessa in inglese significa letteralmente ‘motore per la prenotazione’, e indica infatti un sistema con funzioni utili all’albergo per gestire le prenotazioni e per permettere ai clienti di prenotare la loro vacanza in pochissimi minuti online.
Il Booking Engine e il Gestionale per Hotel
Uno dei programmi presenti in rete che sfrutta questa tecnologia è Virgil, con il quale è possibile operare attraverso svariati aspetti, i quali sono:
- web-based: la particolarità di questo tipo di software è quella di non necessitare di alcuna installazione e di girare su tutti i dispositivi in commercio;
- discussioni: possibilità di utilizzare la e-mail per dialogare con i clienti in tempo reale;
- booking: funzione principale che consente ai clienti di prenotare scongiurando gli overbooking, cioè l’accavallamento delle prenotazioni nel medesimo periodo;
- storico utenti: creazione di un database che gestisce le prenotazioni passate, catalogando cliente per cliente e memorizzando anche tutte le e-mail scambiate;
- gestione documentale: il software consente di tenere la contabilità, memorizzando fatture e ricevute fiscali;
- piattaforma multi-utente: il programma può essere utilizzato da molti utenti, i quali possono utilizzarlo limitatamente alle condizioni imposte dall’amministratore principale;
- funzione statistiche: mediante la creazione di report il programma aiuta a formulare statistiche, in modo da preparare ed attuare differenti strategie in base alla richiesta ed alla tipologia di clienti;
- channel manager: possibilità di gestire moltissimi portali OTA, il cui significato è Online Travel Agencies, e il cui scopo è inserire le strutture ricettive in un database proponendone i punti di forza e consentendo una visibilità maggiore, con conseguente maggior possibilità di prenotazione da parte dell’utente.
Questo riassunto rende idea di ciò che un software come questo è in grado di offrire attraverso la connessione a internet, sia al titolare di un albergo, di un residence o di altre strutture destinate ai turisti, sia al cliente che cerca la sua migliore vacanza.
Potenzialità del Gestionale per Hotel
Il software appena presentato ha ovviamente un potenziale immenso, e per capirlo basta ragionare all’inverso, un matematico direbbe ‘per assurdo’.
Ipotizziamo di non disporre di un mezzo così all’avanguardia: le prenotazioni dovrebbero avvenire ancora telefonicamente, o meglio con la e-mail, ma dovendo per forza di cose essere gestite personalmente con un calendario cartaceo nel quale segnare non solo le prenotazioni, ma anche le disdette in tempo reale, i rimpiazzi, le caparre versate, le preferenze di ogni cliente, se è fumatore o no, la presenza di cani, di bambini ecc.
Insomma, un vero pasticcio non semplice da gestire.
Al giorno d’oggi infatti, molti turisti vengono dall’estero, e prenotano pochi giorni, richiedendo diversi servizi e magari un certo tipo di cucina: si può sempre dire no, ma in genere non è la miglior pratica per raggiungere il successo.
Un gestionale per Hotel come Virgil semplifica il lavoro, e consente di poter migliorare in continuazione, liberando il titolare o l’addetto da un superlavoro veramente complicato da gestire.