Organizzare un evento non è affatto semplice, in quanto è necessario coordinare numerose parti in causa e fare un modo che funzionino come un armonico concerto.
Sulla base della grande esperienza di Nosilence.it, abbiamo deciso di fornirti una serie di consigli utili, che possano aiutarti step dopo step a realizzare una festa memorabile e fare fronte agli inevitabili imprevisti che molto spesso è necessario affrontare.
Raggiungere un risultato perfetto è possibile, ma serve duro lavoro e soprattutto una mente strategica, prevedendo ciò che potrebbe succedere e analizzando il tipo di esigenze specifiche del cliente e dei suoi invitati.
Come pianificare una vincente strategia per l’organizzazione di un evento
– Stabilire degli obiettivi
Un evento di successo può essere visto come la vittoria di un torneo, che si svolge nel tempo e che prevede diverse tappe di avvicinamento da conseguire.
Pertanto, il primo passo da compiere è definire gli obiettivi, cioè ciò che si vuole trasmettere tramite la festa, la cena aziendale o il congresso.
Si tratta di un modo per scegliere il mood e portarlo avanti in modo coerente, evitando che le varie parti in causa lavorino separatamente fra loro e non abbiano in mente uno scopo generale da seguire.
– Scegliere la data adatta
La scelta della data è vincolante sotto vari punti di vista, a partire dalla location e per finire al cibo e all’allestimento.
Optare per una data estiva certamente offre un maggiore margine di manovra, con la possibilità di utilizzare la parte esterna e realizzare un buffet di cibi freddi, molto più facile da gestire.
Tuttavia, se non è possibile e l’evento è invernale, esistono diversi allestimenti che rendono speciali le sale interne, così da favorire un clima intimo e suggestivo.
– Optare per la location adatta
Un evento che si inserisce in una location sbagliata potrebbe essere un totale fallimento, sia per quanto concerne l’impatto agli occhi degli ospiti, sia per la capienza e lo spazio a disposizione.
Bisogna infatti calcolare con attenzione il numero degli invitati, in modo che non sia una situazione dispersiva ma allo stesso tempo non si formi la calca, pensando anche a un eventuale buffet al quale bisogna partecipare senza corse o disagi.
Valuta quindi con attenzione gli spazi, la possibilità di utilizzare un giardino esterno e le potenzialità del posto dal punto di vista dell’allestimento e degli addobbi.
– Crea un programma a tempo
Utilizzando un apposito programma, crea una timeline rigorosa e realistica, spuntando di volta in volta le fasi e le attività che sono già state portate a termine.
In questo modo non si rischiano di trascurare alcuni aspetti, ricordandoli all’ultimo momento e facendo fallire tutta l’organizzazione.
Se i tempi vengono poi anticipati, è possibile dedicarsi con maggiore attenzione ad altri aspetti, ai quali magari si era dato troppo poco spazio.
– Scegli gli invitati e crea una lista
Quando si organizza un evento è necessario sapere quante persone parteciperanno, stilando una lista e verificando le varie presenza poco prima della data scelta.
In questo modo è possibile calibrare al meglio la quantità di cibi e bevande e riuscire a fornire a tutti un servizio adatto alle loro esigenze.
Se la festa o il congresso è a numero chiuso, allora è opportuno controllare chi entra e segnare le presenze su un apposito registro all’ingresso, con il compito delle hostess di supervisionare con attenzione.
– Crea una squadra di fiducia
È impossibile organizzare una festa senza che ci sia una squadra di supporto che si divida i compiti.
Pertanto, la cosa più importante è circondarsi di fidati collaboratori e dare ad ognuno una mansione, così che ci siano responsabili per ogni aspetto dell’evento, supervisionati dall’organizzatore che funge da coordinatore e da punto di riferimento per eventuali dubbi e criticità.